Gute Führung tritt manchmal einen Schritt zurück

Je mehr Verantwortung du trägst, desto wichtiger wird eine Fähigkeit, über die erstaunlich wenig gesprochen wird: bewusst zu entscheiden, was Zugang zu dir bekommt – und was nicht.

Zugang zu deiner Zeit. Zugang zu deiner Aufmerksamkeit. Zugang zu deiner Energie. Zugang zu deinen Gedanken. Zugang zu deinen Entscheidungen. Und Zugang zu deinem Leben. Denn vielleicht ist das eigentliche Problem vieler Führungskräfte nicht, dass sie zu wenig leisten. Vielleicht ist es, dass zu viel Zugang zu ihnen hat.

Zu viele Meetings. Zu viele Nachrichten. Zu viele Entscheidungen. Zu viele Erwartungen. Zu viele Meinungen. Zu viele Probleme, die eigentlich jemand anderes lösen könnte. Während alles gleichzeitig nach Aufmerksamkeit verlangt, versuchen wir häufig, noch besser zu werden im Reagieren, indem wir noch schneller antworten, noch ein Gespräch führen oder noch ein Problem selbst lösen. So, als würde mehr Nähe automatisch mehr Klarheit schaffen. Aber das tut sie nicht.

Manchmal entsteht Klarheit dadurch, dass du einen Schritt zurücktrittst.

Gerade dann, wenn alles gleichzeitig brennt. Wenn alles dringend wirkt, ist Abstand oft die bessere Entscheidung. Es gibt diese Phasen im Führungsalltag, in denen alles gleichzeitig wichtig erscheint. Das nächste Projekt muss fertig werden oder das Team braucht eine Entscheidung. Ein Kunde wartet und eine Mitarbeiterin hat ein Problem. Noch dazu kommen Nachrichten, E-Mails, Meetings und spontane Themen, die natürlich ebenfalls „kurz dringend“ sind.

Was passiert in solchen Situationen? Wir gehen instinktiv näher heran. Wir werden verfügbarer. Wir kontrollieren mehr. Wir versuchen, alles im Blick zu behalten und genau deswegen verlieren wir dann den Blick für das Wesentliche. Denn wenn du mitten im Geschehen stehst, kannst du jedes Detail sehen, allerdings siehst du nicht unbedingt das Muster dahinter.

Ein Schritt zurück hingegen verändert deine Perspektive. Plötzlich erkennst du:

• Was ist tatsächlich mein Problem?
• Was ist überhaupt meine Verantwortung?
• Was kann warten?

Und vielleicht die wichtigste Frage: Was muss ich gerade überhaupt tun?

Manchmal ist die beste Führungsentscheidung nämlich nicht die nächste Aktion, sondern eine Pause vor der Aktion.

Rückzug ist nicht das Gegenteil von Führung

„Ich kann mich doch jetzt nicht zurückziehen. Ich bin schließlich die Führungskraft.“ Diesen Gedanken höre ich sinngemäß sehr häufig und ich verstehe ihn. Führung bedeutet Verantwortung, aber Verantwortung bedeutet nicht, für alles verfügbar zu sein. Das ist ein wichtiger Unterschied. Eine gute Führungskraft muss nicht auf jede Nachricht sofort reagieren und sie muss auch nicht jedes Problem persönlich lösen. Sie muss nicht jede Entscheidung mit allen Beteiligten diskutieren und sie muss schon gar nicht beweisen, dass sie wichtig ist, indem sie permanent gebraucht wird. Ganz im Gegenteil.

„Je souveräner deine Führung wird, desto weniger musst du überall gleichzeitig sein.“

Führung bedeutet nicht, überall hineinzuregieren. Es geht vielmehr darum, Orientierung zu geben und Prioritäten zu setzen. Verantwortung zu verteilen und anderen Menschen den Raum zu geben, selbst zu handeln. Damit das gelingt, brauchst du Abstand. Nicht immer, aber immer öfter.

Deine Erreichbarkeit wird zur Erwartung

Hier wird es besonders interessant. Denn was du tust, kommuniziert mehr über deine Führung als das, was du sagst. Du kannst deinem Team sagen: „Ihr dürft selbstständig Entscheidungen treffen.“ Wenn du jedoch anschließend jede Entscheidung selbst korrigierst, lernen sie etwas anderes.

Du kannst sagen: „Mir ist wichtig, dass ihr Verantwortung übernehmt.“ Aber wenn du jedes Problem selbst löst, lernen sie: „Wenn es schwierig wird, macht es Christina.“ Du kannst sagen: „Wir brauchen mehr Fokus.“ Doch wenn du gleichzeitig jeden Tag neue Prioritäten setzt, lernen sie: „Prioritäten ändern sich ohnehin ständig.“ Und du kannst sagen: „Ihr müsst nicht jederzeit erreichbar sein.“ Wenn du selbst nachts, am Wochenende und im Urlaub sofort antwortest, lernen sie: „Christina antwortet immer.“

Das ist einer der wichtigsten Grundsätze von Führung: Dein Team orientiert sich nicht nur an dem, was du sagst. Es orientiert sich vor allem an dem, was du vorlebst. Dein Verhalten wird zum Standard. Deine Reaktion wird zur Erwartung. Deine Grenze wird zur Orientierung.

Christina antwortet immer

Stell dir vor, dein Name wäre gar nicht Christina. Nennen wir dich einfach „die Führungskraft“.

Jemand schreibt dir eine Nachricht. Du antwortest sofort.

Jemand hat ein Problem. Du hilfst sofort.

Jemand braucht eine Entscheidung. Du entscheidest sofort.

Jemand hat etwas übersehen. Du korrigierst es.

Jemand übernimmt keine Verantwortung. Du springst ein.

Irgendwann entsteht ein System, das perfekt funktioniert. Allerdings nicht unbedingt für dich. Denn alle wissen: Die Führungskraft antwortet immer/entscheidet/korrigiert es. Und dann wunderst du dich vielleicht: „Warum ist mein Team eigentlich nicht selbstständiger? Die unbequeme Antwort könnte lauten: Weil du ihnen möglicherweise gar nicht die Möglichkeit gibst, selbstständig zu sein.

Das ist kein Vorwurf. Es ist eine Einladung zur Reflexion.

Grenzen setzen bedeutet nicht, weniger verlässlich zu sein.

Viele Menschen haben beim Thema Grenzen sofort einen inneren Widerstand. „Kann ich mir das überhaupt erlauben?“ oder „Was denken die anderen?“ sind nur ein paar wenige beispielhafte Gedanken, die uns durch den Kopf gehen, wenn wir eine Grenze ziehen wollen. Deshalb formulieren wir unsere Grenzen häufig als langwierige Erklärungen. Wir rechtfertigen und entschuldigen uns. Wir versuchen, unser Nein möglichst angenehm zu verpacken, dabei braucht ein professionelles Nein nicht zwangsläufig eine ausführliche Begründung.

Zum Beispiel: „Das passt aktuell nicht zu meinen Prioritäten.“

Oder: „Ich kann das nicht bis Freitag übernehmen.“

Oder: „Dafür bin ich nicht die richtige Person.“

Oder: „Wenn das jetzt Priorität hat, müssen wir entscheiden, was dafür wegfallen soll.“

Das sind keine unfreundlichen Aussagen – das sind klare Aussagen – und Klarheit ist eine Form von Respekt.

Jedes Ja ist gleichzeitig ein Nein.

Das ist einer der einfachsten und gleichzeitig wirkungsvollsten Gedanken zum Thema Grenzen: Jedes Ja zu etwas ist ein Nein zu etwas Anderem. Wenn du Ja zu einem zusätzlichen Meeting sagst, sagst du möglicherweise Nein zu konzentrierter Arbeit. Wenn du Ja zu einer weiteren Aufgabe sagst, sagst du möglicherweise Nein zu einer bereits bestehenden Priorität. Wenn du Ja dazu sagst, ein Problem deines Teams selbst zu lösen, sagst du möglicherweise Nein zur Entwicklung der Person, die dieses Problem eigentlich selbst lösen könnte. Wenn du Ja zu ständiger Erreichbarkeit sagst, sagst du möglicherweise Nein zu deiner eigenen Erholung.

Deshalb geht es beim Grenzen setzen nicht primär um die Frage: „Darf ich Nein sagen?“ Die bessere Frage lautet: „Ist mir dieses Ja wichtig genug, um dafür etwas anderes aufzugeben?“ Denn genau das ist die Realität. Du kannst nicht alles gleichzeitig wählen. Das ist eine Tatsache.

Je busier die season, desto bewusster deine Grenzen

Besonders deutlich wird das in intensiven Phasen, wie zum Beispiel Jahresabschluss, Quartalsende oder Personalveränderungen. Je voller dein Kalender wird, desto größer ist die Versuchung, deine Grenzen aufzuweichen. Man redet sich ein, dass es „danach“ wieder ruhiger wird, doch genau dann passiert häufig das Gegenteil. Umso wichtiger: Je anspruchsvoller die Phase, desto bewusster müssen deine Grenzen werden.

Nicht weniger. Mehr!

Wenn deine äußeren Anforderungen steigen, kannst du nicht gleichzeitig deine inneren Ressourcen so behandeln, als wären sie unbegrenzt. Deine Energie ist keine never-ending resource, genauso wenig wie deine Aufmerksamkeit und deine Zeit.

Was verdient Zugang zu dir?

Vor einiger Zeit habe ich mir auf Basis dieser Überlegungen eine Frage gestellt, die mich seitdem immer wieder begleitet:

„What deserves access to me?“

Zu meiner Zeit. Zu meiner Energie. Zu meinen Gedanken. Zu meiner Aufmerksamkeit. Zu meinen Entscheidungen.

Plötzlich geht es nicht mehr nur darum, Grenzen zu setzen. Es geht vielmehr darum, Zugang bewusst zu erlauben. Denn nicht jede Meinung verdient Einfluss. Das gilt besonders für unsere Gedankenwelt. Wir leben in einer Zeit, in der wir ständig mit Meinungen von anderen konfrontiert werden. Von Menschen, die wir kennen, genauso wie Menschen, die wir nicht kennen. Natürlich ist Feedback wertvoll. Eine gute Führungskraft sollte Feedback hören können. Sie sollte offen sein für andere Perspektiven und sie sollte ihre Entscheidungen hinterfragen können. Allerdings bedeutet Offenheit nicht, jeder Meinung Einfluss zu geben. Das ist ein entscheidender Unterschied.

Du kannst eine andere Perspektive verstehen, ohne deine eigene aufzugeben.

Nicht jede Stimme verdient denselben Raum in deinem Kopf und nicht jede Meinung verdient Einfluss auf deine Entscheidungen.

Souveränität bedeutet nicht, keine Zweifel zu haben.

Souveränität bedeutet, unterscheiden zu können, welchen Zweifeln du Aufmerksamkeit gibst – und welchen eben nicht.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, mehr Souveränität in deinen Alltag zu bringen, ist gleichzeitig eine der schwierigsten: Du musst nicht sofort reagieren. Auf jede Nachricht, auf jede Provokation oder auf jedes Problem. Zwischen einem Impuls und deiner Reaktion darfst du dir Zeit lassen. Das kann je nach Situation von einem Atemzug bis hin zu mehreren Tagen sein. Ganz wichtig ist mir dabei, dass dieser „Raum“ nicht Untätigkeit ist. Er ist ganz eindeutig Selbstführung. Denn wenn du immer sofort reagierst, steuerst du dein Leben nach dem, was von außen kommt. Wenn du sattdessen bewusst entscheidest, wann du reagierst, beginnst du wieder selbst zu steuern.

Vielleicht brauchst du nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Vertrauen.

Das ist gerade für leistungsorientierte Menschen ein wichtiger Punkt. Wenn wir das Gefühl haben, dass etwas nicht funktioniert, greifen wir häufig zu mehr Kontrolle, doch großteils ist genau das die falsche Richtung. Führung besteht nicht darin, möglichst viele Dinge selbst unter Kontrolle zu haben. Führung besteht darin, ein System zu schaffen, das auch ohne deine permanente Kontrolle funktioniert. Dafür braucht es jedoch klare Verantwortlichkeiten, Erwartungen, Grenzen und Vertrauen.

Das bedeutet nicht, dass du alles einfach laufen lassen sollst, sondern dass du bewusst entscheidest, wo deine Präsenz wirklich notwendig ist.

Dein Leben findet nicht nach der Arbeit statt.

Und dann gibt es noch eine Grenze, über die wir besonders selten sprechen. Die Grenze zwischen Leistung und Leben. Wir behandeln unser Leben oft so, als würde es irgendwann nach einem Projekt oder einer Beförderung beginnen. Aber wann genau soll dieser Moment kommen?

Das Leben findet nicht nach der Arbeit statt. Es findet jetzt statt und genau deshalb gehört auch die Frage „What deserves access to me?“ nicht nur in deinen beruflichen Alltag. Sie gehört in jede Stunde, in jeden Gedanken, in jede Entscheidung. Eine gute Grenze schützt nicht nur dich, sie gibt auch anderen Orientierung.

Wenn dein Team weiß, wann du erreichbar bist, kann es sich darauf einstellen.

Wenn klar ist, welche Entscheidungen selbst getroffen werden dürfen, entsteht mehr Eigenverantwortung.

Wenn du Nein sagst, wenn etwas nicht in deine Prioritäten passt, wird deine Zusage wertvoller.

Klarheit macht Zusammenarbeit leichter und genau darin liegt eine der unterschätzten Wirkungen guter Grenzen: Sie schaffen Sicherheit.

Drei Fragen, die du dir heute stellen kannst.

1. Wo bin ich zu verfügbar? (Wo antworte ich sofort, obwohl es nicht notwendig wäre? Wo übernehme ich Verantwortung, die eigentlich bei jemand anderem liegt? Wo habe ich eine Erwartung geschaffen, die ich eigentlich gar nicht erfüllen möchte?)
2. Wo brauche ich mehr Abstand? (Bei welchem Thema bin ich gerade so nah dran, dass ich die Perspektive verliere? Welche Entscheidung muss ich nicht heute treffen? Welches Problem muss nicht von mir gelöst werden? Wo würde ein Schritt zurück mehr Klarheit schaffen als ein weiterer Schritt nach vorne?)
3. Was verdient Zugang zu mir? (Welche Menschen geben mir Energie? Welche Aufgaben bringen mich wirklich weiter? Welche Gespräche sind wichtig? Welche Informationen sind relevant? Welche Beziehungen möchte ich bewusst pflegen?)

Vielleicht ist das die eigentliche Lektion hinter all dem:

Gute Führung bedeutet nicht, immer mehr möglich zu machen.

Sie bedeutet manchmal, etwas bewusst nicht möglich zu machen. Nicht mehr tun, sondern weniger. Und vielleicht ist das die wichtigste Grenze überhaupt.

• Du musst nicht für alles verfügbar sein, nur weil du verfügbar sein könntest.
• Du musst nicht jede Erwartung erfüllen, nur weil du es kannst.
• Du musst nicht jedes Problem lösen, nur weil du eine Lösung kennst.
• Du musst nicht jeden Moment produktiv nutzen, nur weil du etwas tun könntest.

Deine Energie ist begrenzt, deine Zeit ist nicht zurückholbar und dein Leben wartet nicht darauf, dass deine To-do-Liste leer wird. Deshalb tritt ab sofort manchmal einen Schritt zurück. Atme tief durch und schau auf das große Ganze. Frage dich: „What deserves access to me?“

Vielleicht verändert diese eine Frage mehr an deiner Führung, als du zunächst denkst.

Wenn du das Thema vertiefen möchtest – in einem 1:1-Coaching, einem Workshop für dein Team oder einer Keynote – dann bin ich gerne für dich da.

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